Penerimaan Barang (GRN)

Deskripsi

Fitur Penerimaan Barang (Goods Receipt Note/GRN) adalah modul yang digunakan untuk mencatat dan mengelola barang yang diterima dari pemasok ke gudang. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk:

• Mencatat barang yang diterima beserta detail batch dan tanggal kedaluwarsa
• Mengelola stok secara otomatis saat barang diterima
• Terintegrasi dengan Purchase Order (PO) untuk proses penerimaan yang lebih efisien
• Mendukung status Draft, Selesai, dan Dibatalkan untuk fleksibilitas pengelolaan

Cara Mengakses

1. Login ke aplikasi
2. Pilih modul Modul Persediaan dari halaman utama
3. Klik menu Penerimaan Barang (GRN)

Tampilan Halaman

Halaman utama Penerimaan Barang menampilkan daftar semua transaksi penerimaan yang telah dibuat dengan informasi penting seperti nomor GRN, tanggal, pemasok, gudang, dan status.

Fitur Utama

1. Daftar Penerimaan Barang

Halaman utama menampilkan tabel dengan kolom-kolom berikut:

• Nomor GRN: Nomor unik otomatis untuk setiap penerimaan
• Tanggal: Tanggal penerimaan barang
• Pemasok: Nama pemasok yang mengirim barang
• Gudang: Lokasi gudang tujuan penyimpanan
• No. Surat Jalan: Nomor surat jalan dari pemasok (opsional)
• Status: Status transaksi (Draft, Selesai, Dibatalkan)

2. Pencarian dan Filter

• Pencarian: Mencari berdasarkan nomor GRN, nomor surat jalan, atau nama pemasok
• Filter Status: Menyaring data berdasarkan status (Semua, Draft, Selesai, Dibatalkan)

3. Aksi Cepat

Tombol aksi yang tersedia untuk setiap penerimaan barang:

• Lihat Detail: Melihat informasi lengkap penerimaan (semua status)
• Edit: Mengubah data penerimaan (hanya status Draft)
• Hapus: Menghapus penerimaan (hanya status Draft)
• Batalkan: Membatalkan penerimaan dan mengembalikan stok (hanya status Selesai)

4. Integrasi Purchase Order

Fitur penerimaan barang terintegrasi dengan modul Purchase Order:

• Otomatis mengisi data pemasok, gudang, dan items dari PO yang dipilih
• Menampilkan sisa quantity yang belum diterima dari setiap item PO
• Memperbarui status PO secara otomatis saat barang diterima

Langkah-Langkah Penggunaan

Membuat Penerimaan Baru

1. Klik tombol Buat Penerimaan di halaman daftar penerimaan barang
2. Opsional: Pilih Purchase Order jika penerimaan terkait dengan PO
   • Pilih PO dari dropdown
   • Sistem akan otomatis mengisi supplier, gudang, dan items
3. Isi informasi penerimaan:
   • Pemasok: Pilih pemasok dari daftar (wajib diisi)
   • Gudang Tujuan: Pilih lokasi gudang penyimpanan (wajib diisi)
   • Tanggal Terima: Tanggal barang diterima (default: hari ini)
   • No. Surat Jalan: Nomor surat jalan dari pemasok (opsional)
   • Catatan: Tambahkan catatan tambahan jika diperlukan
4. Tambahkan barang yang diterima:
   • Gunakan kolom pencarian untuk mencari produk (minimal 2 karakter)
   • Pilih produk dari hasil pencarian
   • Isi detail batch:
     • Jumlah: Quantity barang yang diterima
     • Satuan: Pilih satuan yang sesuai
     • Nomor Batch/Lot: Nomor batch identifikasi barang
     • Tanggal Kedaluwarsa: Tanggal expired barang (opsional)
   • Klik Tambah Batch untuk menambahkan ke daftar
5. Ulangi langkah 4 untuk semua barang yang diterima
6. Simpan penerimaan:
   • Simpan Draft: Menyimpan sebagai draft untuk diedit nanti
   • Simpan: Menyelesaikan penerimaan dan memperbarui stok

Mengedit Penerimaan Draft

1. Dari daftar penerimaan, klik tombol Edit pada baris dengan status Draft
2. Lakukan perubahan yang diperlukan pada informasi atau items
3. Tambah, edit, atau hapus items sesuai kebutuhan
4. Simpan perubahan:
   • Simpan Draft: Menyimpan perubahan tetap sebagai draft
   • Simpan dan Selesaikan: Menyelesaikan penerimaan dan memperbarui stok

Melihat Detail Penerimaan

1. Dari daftar penerimaan, klik tombol Lihat Detail pada baris yang diinginkan
2. Halaman detail menampilkan:
   • Informasi lengkap penerimaan (supplier, gudang, tanggal, dll.)
   • Daftar lengkap barang yang diterima dengan detail batch
   • Informasi pembuat dan penyetuju (jika sudah selesai)

Membatalkan Penerimaan

1. Dari daftar penerimaan, temukan transaksi dengan status Selesai
2. Klik tombol Batalkan pada baris tersebut
3. Konfirmasi pembatalan pada dialog yang muncul
4. Sistem akan:
   • Mengubah status menjadi "Dibatalkan"
   • Mengembalikan quantity stok yang telah ditambahkan
   • Menghapus pergerakan stok yang terkait

Alur Kerja Penerimaan Barang

flowchart TD
    A[Mulai] --> B{Ada PO Reference?}
    B -->|Ya| C[Pilih PO]
    B -->|Tidak| D[Entry Manual]
    C --> E[Isi Detail Penerimaan]
    D --> E
    E --> F[Tambah Barang Items]
    F --> G[Simpan Draft?]
    G -->|Ya| H[Status Draft]
    G -->|Tidak| I[Simpan & Selesaikan]
    H --> J[Edit Draft]
    J --> K{Selesai Edit?}
    K -->|Tidak| J
    K -->|Ya| I
    I --> L[Update Stok Otomatis]
    L --> M[Status Selesai]
    M --> N{Perlu Batalkan?}
    N -->|Ya| O[Batalkan Penerimaan]
    N -->|Tidak| P[Selesai]
    O --> Q[Kembalikan Stok]
    Q --> R[Status Dibatalkan]
    R --> P

Tips

Tip: Gunakan fitur Purchase Order untuk mempercepat proses penerimaan. Data supplier, gudang, dan items akan otomatis terisi.

Tip: Gunakan keyboard shortcuts untuk efisiensi:

• Ctrl+S: Simpan formulir
• Ctrl+K: Fokus ke pencarian produk
• F1: Tampilkan bantuan

Tip: Simpan sebagai draft terlebih dahulu jika Anda belum yakin dengan data atau perlu konfirmasi tambahan sebelum memperbarui stok.

Tip: Nomor batch sangat penting untuk pelacakan barang, terutama untuk produk dengan tanggal kedaluwarsa. Gunakan format yang konsisten.

Catatan

• Hanya penerimaan dengan status Draft yang dapat diedit atau dihapus
• Hanya penerimaan dengan status Selesai yang dapat dibatalkan
• Stok hanya akan diperbarui saat penerimaan disimpan dengan status Selesai
• Nomor GRN dibuat otomatis dengan format GRN-YYYYMMDD-XXXX
• Pembatalan penerimaan akan mengembalikan stok ke quantity sebelumnya
• Purchase Order yang terkait akan otomatis diperbarui statusnya saat barang diterima
• Batch dengan nomor dan produk yang sama akan digabungkan quantity-nya